Atualmente, administrar um condomínio não é uma tarefa fácil. A atenção que os empreendimentos necessitam é de extrema importância, o que destina boa parte do tempo do síndico e “obriga” o mesmo a ser um profissional extremamente competente.
Por isso, nossa pergunta é: Você sabe administrar seu condomínio? Se você tiver dúvidas ou quiser se especializar ainda mais, confira estas dicas infalíveis que preparamos para você.
1 – Organize sua administração
Gerir um setor administrativo não é uma tarefa fácil, ainda mais se o setor financeiro e o pagamento de outras pessoas estiver incluso na gestão. Por isso, estar em dia com as finanças é essencial para o sucesso. Tenha sempre em dia:
– Salário dos funcionários;
– Contas de água e luz;
– Impostos e taxas;
– Fornecedores.
Além destes tópicos, também se preocupe com diversas questões administrativas, como:
– Expedir boletos bancários das taxas de condomínio;
– Treinar e selecionar colaboradores para o cumprimento das atividades;
– Redigir as atas para o registro de todas as decisões e acontecimentos do condomínio;
– Representar o condomínio constantemente nos órgãos públicos sempre que solicitado.
2 – Preste contas
Como responsável pelo condomínio, você deverá prestar contas. E não se esqueça, essa atividade é obrigatória e anual.
Por isso, crie um caixa emergencial ou fundo de reservas e por hipótese alguma deixe esse caixa no vermelho.
Outro ponto importante é sobre a contratação de serviços terceirizados. Antes de realizar este tipo de serviço, faça pelo menos 3 orçamentos diferentes e após a contratação, sempre solicite a nota fiscal ou recibo.
3 – Conte com um departamento jurídico
Nunca deixe seu condomínio sem respaldo de um advogado e de um contador.
Ao investir nestas duas vertentes de assessoria você garante:
Assessoria jurídica: em algum momento você poderá ter que lidar com questões legais, e, com o auxílio de um advogado, além de evitar problemas, terá o seu condomínio sempre amparado pela lei.
Já com a assessoria contábil, você garante: recolhimento dos encargos sociais como FGTS, PIS, INSS e Contribuição sindical, além de apresentar as guias do CAGED e RAIS para o Ministério do Trabalho e Receita Federal.
4 – Melhore a comunicação
Uma boa comunicação é fundamental para o bom funcionamento de um condomínio. Sendo assim, o síndico precisa ter uma voz “comunitária” e decisiva. Como responsável, ele precisa fazer a ligação entre todas as pessoas envolvidas (proprietários, locatários, imobiliárias, etc.), assim, certificando-se que a comunicação chegue a todas elas.
Ao criar uma associação, você deve considerar as seguintes opções de comunicação:
– Organize reuniões regulares onde todos possam compartilhar informações;
– Envie um boletim informativo, ele pode ser semanal, mensal ou trimestral – utilize o que mais se adequa ao local –;
– Envie e-mails conforme a necessidade. Não se esqueça, todos os anos atualize esta lista de endereços.
5 – Otimize processos
Ao se envolver no gerenciamento de propriedades, acompanhe o que, quando e como as coisas estão sendo feitas. Ao considerar estes fatores, você conseguirá otimizar o desempenho de tudo.
Ou seja, ao se tornar síndico, você precisa acompanhar o que está acontecendo e utilizar ferramentas que lhe ajudem a identificar qualquer oportunidade para melhorar ainda mais os processos, assim, melhorando a prestação de serviços para todos os residentes.
Com essas 5 dicas a sua administração condominial vai melhorar bastante. Caso tenha alguma dúvida ou necessite de suporte especializado, entre em contato com a equipe da Telemetra. Teremos prazer em solucionar o seu problema.
